دغدغه زنوزی اصل رئیس روابط عمومی پتروشیمی
چلیک نیوز /متن زیر از یاداشتهای آقای زنوزی اصل است که در وبلاگ شخصی خود آورده است .لزوم مستند سازی فعالیتهای روابط عمومی مهمترین دغدغه وی در حوزه مسئولیتی اش است که از نظر شما می گذرد :
تقريبا همه همكاران روابط عمومي پتروشيمي مي دانند كه از حدود ۲ سال پيش يكي از دغدغه هاي اصلي من مستند سازي همه فرايندهاي كاري روايط عمومي پتروشيمي و انتشار كتابچه اي در اين زمينه بوده است.همه فرايندها! حتي آنهايي كه خيلي ساده به نظر مي رسند.
شايد فكر كنيم روند برگزاري يك مصاحبه مطبوعاتي، يا چاپ يك بروشور تبليغاتي و ... بسيار پيش پا افتاده است و اصلا چه لزومي دارد كه براي چنين اقداماتي يك فلوچارت استاندارد مستند سازي ترسيم كرد؟
اجازه دهيد يكي از همين فرايندهاي به اصطلاح ساده! در روابط عمومي پتروشيمي را تشريح كنم :
براي انتشار بروشور طرحها و مجتمعهاي پتروشيمي كه هر ۶ ماه يكبار به روز آوري مي شود، اقدامات زير صورت مي گيرد:
- به روزآوري كليه اطلاعات موجود در بروشور طرحها و مجتمعهاي پتروشيمي،با برگزاري جلسات متعدد با امور برنامه ريزي تلفيقي، مديريت كنترل توليد ،مديريت طرحها،امور مجامع و سهام و ....اين فرايند ممكن است ۱ تا ۲ ماه طول بكشد.
-دريافت استعلام قيمت از شركتهاي معتبر تبليغاتي، جهت طراحي و چاپ بروشورهاي فوق الذكر(توجه به اين موضوع مهم است كه قيمتهاي ارائه شده بايد در چارچوب ضوابط اجرايي بودجه و سقف هزينه نيز بر اساس اختيارات رييس روابط عمومي باشد.ضمنا اين شركتها بايد حتما داراي شماره اقتصادي ۱۲ رقمي باشند)
-اقدام جهت طراحي فايل فلش بر اساس اطلاعات جديد به منظور آماده كردن لوح فشرده بروشورها، هم زمان با چاپ آنها.
-مكاتبه با مناطق ويژه اقتصادي پتروشيمي در ماهشهر و عسلويه و بررسي آخرين اقدامات زيربنايي و غير صنعتي پتروشيمي در مناطق جهت درج در بروشورها
-كنترل دقيق اطلاعات در كليه مراحل و ويرايش علمي و ادبي
-توجه به طراحي و رنگ مناسب بر اساس استانداردهاي موجود.
اقدامات فوق تنها بخشي از يك فرايند كاري روابط عمومي است، فرايندي كه شايد به ظاهر پيش پا افتاده باشد اما اگر در همين فرايند، برنامه درست و تخصص مسئول انتشارات و نظارت دقيق مسئول روابط عمومي به صورت نظام مند وجود نداشته باشد، نه تنها فرايند مذكور دچار اشكالات جدي مي شود بلكه دانشِ نحوه اجراي آن نيز با يك تغيير و جابجايي ساده در راس مديريت روابط عمومي يا واحد انتشارات از بين مي رود و مدير جديد، بايد كسب اين دانش به ظاهر ساده را از نو شروع كند و گرفتار روزمرگي شود .اينجاست كه فرصت خلاقيت،ابتكار و فكر كردن از مدير گرفته مي شود، در حالي كه مدير (به ويژه مديري كه تازه منصوب شده است ) بايد زمان خود را صرف تحول و ايجاد حركتهاي جديد نمايد.
فرايندهاي كاري روابط عمومي ها بسيار گسترده و متعدد است .فرايندهايي چون برگزاري نمايشگاه،حضور در نمايشگاههاي داخلي و خارجي و ساخت غرفه، به روزآوري فيلمهاي تبليغاتي ،ساخت تيزر به مناسبتهاي مختلف،برگزاري مصاحبه هاي مطبوعاتي براي مديران ارشد سازمان با در نظر گرفتن شرايط سياسي و اقتصادي كشور،تحليل محتوايي اخبار و گزارشهاي رسانه ها و ارائه راهبرد رسانه اي،توليد و ارسال خبر به رسانه ها از طريق وبگاه سازمان ،انتشار نشريه داخلي سازمان،تهيه ملزومات تبليغاتي، برگزاري مراسم مناسبتي در راستاي تقويت ارتباطات درون سازماني،تهيه بريده جرايد،تهيه عكسهاي خبري و ........
حال، تصور بفرماييد كه در يك كتابچه، كليه مراحل اجراي فرايندهاي فوق نگاشته شود آن هم با رعايت استانداردهاي مستند سازي .
در چنين شرايطي قطعا سازمان، نگران هيچگونه تغييري در راس مديريت روابط عمومي نخواهد بود و مديريت جديد به راحتي مي تواند با كاهش تصدي گري، تفويض اختيار و تنها ايفاي نقش نظارتي، به فكر خلاقيت و نو آوري در حوزه ارتباطات و روابط عمومي سازمان خود باشد .بنابراين خوب است همه همكاران ومديران روابط عمومي زمينه انتقال دانش خود در حوزه روابط عمومي را فراهم نمايند.
از همه همكاراني كه در اين زمينه تجربه دارند تقاضا مي كنم بنده را راهنمايي بفرمايند.